Lan, tell us about your cultural experiences! June 2026 Issue

One of my duties as a Coordinator for International Relations (CIR) at City Hall is responding to inquiries from Vietnamese residents.
In the past, when Vietnamese residents needed assistance with administrative procedures, most would either call City Hall or visit in person to seek advice.
After I began my positon, I noticed that our division operated a Facebook page for foreign residents.
Facebook happens to be one of the most widely used social media platforms in Vietnam. This led me to the idea of using Facebook Messenger as a channel to accept inquiries and schedule interpretation appointments, hoping this would create a more accessible consultation service since it allows for casual contact. We started accepting inquiries via Facebook Messenger since January 2022.
I also posted an announcement in a group on Facebook for the Vietnamese community living in Matsudo. As a result, inquiries via Messenger started arriving one after another. Currently, the number of inquiries via Messenger far exceeds those conducted in person or by phone, and overall, the number of inquiries has increased significantly compared with the period when only face-to-face and telephone inquiries were available.

For example, in cases where someone asks: "I received an envelope from City Hall but don’t understand what it says", I can immediately verify the contents and guide them the necessary procedures just by asking them to send photos of the envelope or documents via Messenger.
Additionally, for inquiries such as "I want to check the status of my application" or "I want to know about my insurance premium or tax payment status", I can check with the relevant divison on behalf of those who are not comfortable making phone calls in Japansese and convey the information in an easy-to-understand manner.
Furthermore, for procedures that require a visit to City Hall, I can now review the details of the inquiry via Messenger in advance and arrange interpreter support when needed. This helps ensure that the process goes more smoothly on the day of the visit.
Through these initiatives, social media has become a familiar and effective means of communication connecting local government and foreign residents. Moving forward, I will continue working closely with other divisions to support foreign residents and help them live more comfortably in our city.

私の市役所での国際交流員（CIR）としての業務の一つにベトナム人市民からの相談の対応があります。
以前は、行政手続きについて相談したい場合、多くのベトナム人市民は電話をするか、市役所へ直接来庁して相談していました。
私は着任後、当課では外国人向けのフェイスブックページを運営していること、またベトナムではフェイスブックの利用率が非常に高いことに着目し、フェイスブックのメッセンジャー機能を活用して相談受付や通訳予約を行うことを思いつきました。気軽に連絡できるため、より利用しやすい相談窓口になると期待し、2022年1月頃から運用を開始しました。
開始にあたり、松戸市在住のベトナム人コミュニティのフェスブックグループで案内したところ、メッセンジャーを通じたお問い合わせが次々と寄せられました。現在では、メッセンジャーによる相談件数は対面や電話による相談を大きく上回り、全体としても、対面や電話のみだった頃に比べて大幅に増加しています。

例えば、「市役所から封筒が届いたが、内容が分からない」という相談の場合、封筒や書類の写真をメッセンジャーに送ってもらえれば、すぐに内容を確認し、必要な手続きを案内することができます。
また、「申請状況を確認したい」「保険料や税金の納付状況について知りたい」といった問い合わせについても、日本語での電話が難しい方に代わって、私が担当部署へ確認し、内容を分かりやすく伝えることもあります。
さらに、来庁が必要な手続きについては、事前にメッセンジャー上で相談内容を確認し、通訳が必要な日時を調整することで、当日の手続きをより円滑に進められるようになりました。
このような取組を通じて、SNSは行政と外国人市民をつなぐ身近なコミュニケーション手段の一つとなっています。今後も、外国人市民が安心して生活できるよう、引き続き各部署と連携をしながら支援に取り組んでいきたいと思います。