Procedures When a Child is Born in Japan　赤ちゃんが生まれたときの手続き

When a child is born in Japan, the hospital gives a Birth Registration Notice form (Shusshou Todoke) to the child’s mother or family.The right side of the form is the Certificate of Birth (Shusshou Shomeisho), which is the section filled out by the hospital.On the left side of the form, there is a section for the baby's mother and father to fill out.Once the form is submitted to and accepted by the city office, it officially becomes a valid birth certificate.

For the foreign national children, write in Katakana characters in the field for the child’s name on the Birth Registration Notice, and also in alphabet.
If the child is a Chinese/Korean citizen, the child's name can also be written in Kanji characters.
*Limited to the Kanjis that are allowed to use in names in Japan. Please check the Ministry of Justice website.
If you are unsure, you can take the Birth Registration Notice to the city hall and get advice from the staff on how to fill it out.

出生届における「子どもの名」については、外国人の場合、「カタカナ」で記載し、本国法上の文字（アルファベット）表記も記載してください。

中国・韓国の国籍の方であれば、漢字で届出することもできます。※法務省のウェブサイトで、「名前に使用できる漢字のリスト」をご確認ください。

自宅で記入するか、市役所に持って行って職員のアドバイスを受けながら記入することもできます。

【Note】Please confirm before submission / 提出前に確認してください
When you take the birth procedures at the Immigration Services Agency and the Embassy at a later date, you must submit the certificate of birth that you obtain from the city hall, but please note first that there are two types of official certificates of birth.

• Certificate of Acceptance of Birth Registration Notice (Shusshou Todoke Juri Shomei Sho): A document to prove acceptance of the Notification of Birth
• Certificate of Matters Described in the Birth Registration (Shusshou Todoke Kisai Jiko Shomei Sho): A document to prove the contents in the Birth Registration Notice)

Which of the above documents are required, and whether a notarization or translation is necessary, varies depending on the embassy you are submitting the application to, so please check with them in advance.

入管と大使館で出生手続きを行う際に、市役所からの証明書を提出する必要があります。

出生を証明する公的な証明書は二種類あります。

・出生届受理証明書(しゅっしょうとどけ じゅり しょうめいしょ)（出生届が受理されたことを証明するもの）

・出生届記載事項証明書(しゅっしょうとどけ きさいじこう しょうめいしょ)（出生届に書いてある内容を証明するもの）

どちらの文書が必要か、認証や翻訳が必要かどうかも、提出先の大使館などによって変わりますので、事前に確認しておきましょう。

Items to Bring

- Birth Registration Notice

- Maternal and Child Health Handbook (Boshi Techo)

- Passport of both parents

- Resident Card of the person submitting the Notice

2. Also, in preparation for subsequent immigration procedures, please have a “Certificate of Acceptance of Birth Registration Notice” (Shusshou Todoke Juri Shomei Sho) issued at the Resident Administration Division.

You will also need to have another copy of “Certificate of Acceptance of Birth Registration Notice” (Shusshou Todoke Juri Shomei Sho) or “Certificate of Matters Described in the Birth Registration” (Shusshou Todoke Kisai Jiko Shomei Sho) issued for submission to the embassy. Please check with the embassy or consulate of your country in advance to determine which document is required.

3. At the same Resident Administration Division, ask for a “Residence Certificate” (Juminhyo) that lists all household members including the baby for submission to the Immigration Services Agency.

My number information can be skipped, but the matters specific to foreign residents should be noted (e.g., being a mid- to long-term resident, nationality, status of residence, period of stay, expiration date of the period of stay, and resident card number).

4. At the same time of submitting the birth notification, please also complete the procedures for the Child Allowance/Jido Te-ate along with theMedical Expense Subsidy System for Children /Kodomo Iryohi Josei (9F New Building of Matsudo City Hall: Childcare Allowance Office / Jido Kyufu Tantoshitsu) and National Health Insurance/Hoken (1F Main Building of Matsudo City Hall: National Health Insurance and Pension Division / Kokuho Nenkin-ka).

赤ちゃんが生まれて14日以内に市役所に行きます。

（1）市民課（松戸市役所新館1階）で、出生届を提出します。

※赤ちゃんの生まれた場所、一時的に滞在している場所、父母のどちらかが日本人の場合は本籍地などの市区町村の役所に提出することも可能です。

持ち物:出生届（記載済みのもの）、母子健康手帳、父と母のパスポート、届出人の在留カード

（2）出生届を提出したら

その後の入管手続きに備えて、同じ市民課にて「出生届受理証明書」を発行してもらってください。

また、大使館提出用に、「出生届受理証明書」または「出生届記載事項証明書」を発行してもらう必要があります。どちらの書類が必要かは、各国大使館・領事館に事前に確認してください。

（3）入管提出用に、世帯全員が記載された「住民票」（赤ちゃんを含めたもの）を発行してもらう。

マイナンバーは省略、外国人住民特有の事項を記載（中長期在留者であること、国籍、在留資格、在留期間、在留期間の満了日、在留カードの番号など）があること。

（4）出生届を出すと同時に、児童手当（松戸市役所新館9階:児童給付担当室）や国民健康保険（松戸市役所本館1階:国保年金課）などの手続きも行ってください。

1. Application for Permission to Acquire Status of Residence (No photo required)
   >Download the Application form from the Ministry of Justice website
2. Questionnaire form
   >Download the Questionnaire form from the Ministry of Justice website
3. Certificate of Acceptance of Birth Registration Notice (Shusshou Todoke Juri Shomei Sho)
   The original copy issued at the city hall
4. Residence Certificate (Juminhyo)
   That lists all household members including the newborn child, and original copy issued at the city hall within 3 months.
5. Passport of the child
   Obtain from the embassy/consulate of the home country. Submit the “Statement for the reason the passport has not been obtained as yet” if the passport has not been obtained.
   > Download the “Statement for the reason the passport has not been obtained as yet”
   Submit the receipt of passport application if it is being processed.
6. Taxation Certificate (Kazei Shomeisho) for the resident tax (Jumin Zei) and Certification of Tax Payment (Nozei Shomeisho) of resident tax of the person supporting the child
   The originals of the certificates issued by the city hall (2F New Building of Matsudo City Hall: Resident Taxation Division / Shiminzei-ka) within 3 months, showing the gross income and tax payments for the year.
   <When the status of residence of the person supporting the child is “Student”>
   Photocopy of a bank book or any other reference materials that indicate the applicant is capable of paying the living costs of the child
7. Documents proving the occupation of the person supporting the child
   <Person who works as an employee>
   ·Certificate of employment (issued by the employer within 3 months)
   <Person who owns/manages a business>
   ·Certified copy of the company registry (Tokibo Tohon)
   ·Photocopy of business license (if applicable)
   ·Photocopy of a final return form of the latest business year
   <Person with the "Student" visa>
   ·Certificate of enrollment (issued by the school within 3 months)
   *The above documents are not necessary when the status of residence of the child is “Spouse or Child of Japanese National,” or “Spouse or Child of Permanent Resident.”
8. Letter of Guarantee
   Required only when the status of residence of one of the parents is “Permanent Resident,” “Spouse or Child of Japanese National,” “Spouse or Child of Permanent Resident,” or “Long Term Resident.”
   >Download Letter of Guarantee from the Ministry of Justice website
9. Residence Card and passport of the person supporting the child
   Required to present them during application.

赤ちゃんが在留資格を得られるよう、出生から三十日以内に、下記書類をそろえて入管に取得許可を申請します。入管への在留資格認定証明書交付申請に、手数料はかかりません。
（手続きは変更される可能性があります。手続き時点で最新の情報を確認してください。）
※子の扶養者が、外交または公用の資格で在留している場合は、大使館・領事館にて在留資格を申請してください。
持ち物
（1）在留資格取得許可申請書: 写真はいりません
（2）質問書
（3）出生届受理証明書（原本）: 市役所で発行されたもの
（4）子どもを含めた「世帯全員の住民票」（原本）: 市役所で3か月以内に発行されたもの。
（5）子どものパスポート: 未取得の場合は、その理由を記入してもらいます。
（6）子どもを扶養する人の住民税の課税証明書と納税証明書（二種類、原本）: 市役所の市民税課で3か月以内に発行したもので、一年間の総所得及び納税状況が記載されたもの。
＜扶養する人の在留資格が「留学」の場合＞銀行の預金通帳のコピーなど、家族の生活するお金があることがわかるもの。
（7）子どもを扶養する人の職業を証明する書類:
＜雇用されている方＞職場から3か月以内に発行された在職証明書
＜事業を経営している方＞会社の登記簿謄本・営業許可書のコピー・確定申告書のコピー
＜在留資格が「留学」の方＞3か月以内に学校から発行された在学証明書
※子どもの在留資格が「日本人の配偶者等」か「永住者の配偶者等」の場合には、この書類はいりません。
（8）身元保証書: 父または母が「永住者」、「日本人の配偶者等」、「永住者の配偶者等」、または「定住者」の在留資格の場合にのみ、提出します。
（9）子どもを扶養する人の在留カードおよびパスポート: 申請のときに提示

The procedures for birth registration differ depending on the country. Please contact the respective embassy/consulate or Certified Administrative Procedures Legal Specialists Association *, etc. for the latest details on birth registration procedures for your home country.
【Note】 In Japan, those with more than two nationalities must choose their nationality by the time they turn age of 20. Please refer to the Ministry of Justice website for details on the choice of nationality.

*A "Certified Administrative Procedures Legal Specialist / Gyosei Shoshi" is a person with national qualification who can assist foreign nationals in all aspects of their lives in Japan, including residence, naturalization, study abroad, employment, marriage, and setting up a business.

本国への赤ちゃんの登録は、それぞれの大使館により手続きや必要書類が異なるため、直接確認していただくか、行政書士会などにご相談ください。
日本国籍と外国の国籍を持つ人は、一定の期限までにいずれかの国籍を選択する必要があります。国籍の選択についての詳細は、法務省のホームページでご確認ください。

・Postnatal Healthcare Services for Mother and Child / 母子保健サービス
When you file the Birth Registration Notice (Shusshou Todoke) at the City Hall, you will be advised to visit the Citizen Health Consulting Room / Shimin Kenko Sodanshitsu (1F Main Bldg.).
At this office, you will receive important information (i.e., schedules and brochures) regarding your child's health check-ups, home visits, and immunizations, so please be sure to stop by.

出生届を市役所に提出する際に、市役所内本館1階のの「市民健康相談室」にもお越しください。お子さまの健康診断や家庭訪問、予防接種などに関する大事な情報をお渡しします。

・Childbirth and Childrearing Benefits / 出産・子育て応援交付金
The second part of the "Childbirth and Childrearing Benefits" will be provided after the baby is born. The public health nurse who visits your home for the "4 months old home visit" is supposed to give the application information for the benefit, so please follow the steps to apply.

＞More details on the Childbirth and Childrearing Benefits

＞Childbirth and Childrearing Benefits Call Center: 0120-178-962 (Toll-Free)

出産・子育て応援交付金の「子育て分」については、赤ちゃんが生まれたあと4か月の時に家庭訪問する際に保健師から申請方法をお伝えしています。手順に従って申請してください。